RESUME
PENGANTAR MANAJEMEN
MATERI
1.
Konsep dasar manajemen
2. Perkembangan konsep
dasar manajemen
3. Perencanaan
4. Perorganisasian
5.
Pengarahan
DISUSUN OLEH: FRIDA WATI
BAB I
Konsep Dasar Manajemen
A.
Pengertian manajemen
sebetulnya
sama usianya dengan kehidupan manusia, mengapa demikian karena pada dasarnya
manusia dalam kehidupan sehari-harinya tidak bisa terlepas dari prinsip-prinsip
Manajemen, baik langsung maupun tidak langsung. Baik di sadarai ataupun tidak
disadari. Ilmu Manajemen ilmiah timbul pada sekitar awal abad ke 20 di benua
Eropa barat dan Amerika. Dimana di negara-negara tersebut sedang dilanda
revolusi yang dikenal dengan nama revolusi industri.
a.
James A.F. Stoner, manajen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian, dan pengawasan anggota organisasi dan proses penggunaan semua
sumber daya yang ada untul dicapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
b.
George R. terry : manajemen adalah sebuah proses yang khas, terdiri dari
kegiatan perencanaan. Pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan yang
dilaksankan untukmenentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan
bantuan manusia dan sumber-sumber daya yang lain.
Dari definisi-definisi yang ada di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen
adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian, dan pengendalian atas sumber daya, terutama SDM untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan terlebih dahulu.
B. Manajemen dan Organisasi
Organisasi adalah kelompok orang
yang mempunyai kegiatan yang mempunyai kegiatan dan bekerja bersama-sama untuk
mencapai suatu tujuan
a.
Hubungan
antara komponen organisasi:
1.
Tujuan
2.
Fungsi
3.
Tanggung
jawab
4.
Wewenang
5.
Pertanggung
jawaban
b.
Fungsi
manajemen terdiri atas:
1.
Perencanaan
(Planning)
2.
Pengorganisasian
(Organizing0
3.
Penggerakan
(Actuating)
4.
Pengawasan
(controlling)
1. Perencanaan adalah penentuan
serangkaian tindakan berdasarkan pemilihan dari berbagai alternative data yang
ada, dirumuskan dalam bentuk keputusan yang akan dikerjakan untuk masa yang
akan dating dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencaaan memiliki
beberapa bentuk, yaitu:
a.
Sasaran
b.
Kebijakan
c.
Prosedur
d.
Aturan
e.
Program
2. Organisasi adalah kelompok orang yang
mempunyai kegiatan dan bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Organisasi bukanlah suatu tujuan, tetapi sebagai alat untuk mencapai
tujuan.
Pengorganisasian
adalah sebagai proses penciptaan hubungan antara fungsi-fungsi, peronalia, dam
faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan daan
diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.
3. Pergerakan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh pimpinan untuk menggerakan, membimbing, mengatur segala kegiatan
yang telah diberi tugas dalam melaksanakan suatu kegian usaha organisasi.
a.
Mengembangkan
rasa tanggung jawab
b.
Pemberian
komando
c.
Mengadakan
pengamatan atas pekerjaan dan aktivitas bawahan langsung
d.
Pemelihara
moral dan disiplin
e.
Human
relation
f.
Leadership
g.
Pengembangan
eksekutif
Pengawasan dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan mendetermunasikan apa-apa yang telah
dilaksanakan sesuai dengan perencana yang ada dalam suatu kegiatan organisasi
denngan tujuan untukn segera mengetahui kemungkinan terjadinya hambatan dan
penyimpangan, sekaligus mengadakan koreksi untuk memperlancar tercapainya
tujuan.
Fungsi ini akan
menjamin bahwa kegitan-kegiatan yang dilaksanakan dapat memberikan hasil yang
diinginkan.
Pelaksanaan
pengawasan meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dapat memberikan hasil
yang diinginkan.
Pelaksanaan
pengawasan meliputi kegiatan-kegiatan berikut :
·
Menentukan
standar
·
Mengukur
dan membandingkan
·
Memperbaiki
penyimpangan, jika ada
Perkembangan Konsep Manajemen
A. Pengembangan
konsep manajemen
Teori dan prinsip manajemen memberikan kemudahan dalam menentukan sesuatu
yang harus di kerjakan dengan cara efektif menjadi seorang manajer,dan dapat
juga diartikan sebagai fungsi manajemen. Selain itu manajer dapat mengelola
sebuah otoritas tanpa menggunakan teori dan prinsip, aktivitas berjalan
hanyalah intuisi, firasat dan harapan sehingga hasilnya tidak akan memberikan
kepuasan berbagai pihak.
Terdapat tiga mazhab, pertama mazhab klasik yang terbagi menjadi dua
cabang, yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik, kedua mazhab
perilaku, dan ketiga mazhab ilmu manajemen.
1. Mazhab Manajemen Klasik
Telah terjadi revolusi industri pada abad ke-19, yang
menyebabkan meningkatnya kebutuhan akan suatu pendekatan manajemen yang
sistematik. Usaha-usaha pengembangan manajemen kemudian dilakukan oleh para
teoritisi. Pembahasan perkembangan teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen
klasik selanjutnya akan dilakukan dengan menguraikan para tokoh dan
gagasan-gagasan mereka.
Aliran ini
muncul akibat adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Penekanannya pada bagaimana menemukan cara terbaik untuk menyelesaikan
pekerjaan yang dilakukan dengan cara menguji bagaimana sesungguhnya proses
kerja dilakukan serta keahlian apa yang dibutuhkan oleh pekerja dalam proses
kerja tersebut. Aliran ini banyak berhutang pada sejumlah pemikir dominan
seperti Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt,
serta Frank dan Lillian Gilbreth (pasangan Gilbreth).
1.
Robert Owen
Robert Owen hidup pada tahun 1771-1858.Pada tahun
1800-an ia adalah seorang manajer pada beberapa pabrik pemintal kapas di New
Lanarls, Skotlandia. Pengalaman memimpin dalam perusahaan dapat menyentuh
hatinya untuk menyediakan perumahan yang layak bagi bawahannya.
Selain bertindak sebagai inovator dengan cara
melakukan perbaikan menyeluruh pada kondisi kerja dalam pabrik yang dipimpinnya
ia juga menetapkan mekanisme kerja spesifik yang mampu memberikan dampak
meningkatnya produktivitas. Dia mengemukakan perbaikan karyawanlah yang akan menaikkan
produksi dan keuntungan (laba) dan investasi yang paling menguntungkan adalah
karyawan atau “vital machines”
2.
Charles Babbage
Charles Babbage hidup pada tahun 1792-1871. Dasar keyakinan babbage bahwa
aplikasi prinsip ilmiah pada proses kerja akan meningkatkan produktivitas dan
menekan biaya. Prinsip pembagian kerja adalah karya babbage. setiap bawahan di
didik dengan satu keterampilan spesifik dan hanya di berikan tanggung
jawab dari sebagian proses,untuk meningkatkan efesiensi dapat juga dilakukan
dengan pekerjaan yang sama untuk menciptakan ketrampilan bawahan Babbage
berkeyakinan bahwa setiap pekerjaan dalam pabrik harus dipecah sehingga
berbagai ketrampilan yang terlibat dapat dipisahkan.
3.
Frederik W. Taylor ( bapak manajemen ilmiah)
Manajemn ilmiah timbul disebabkan karena
adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas.
4 prinsip dasar dari Taylor :
1.
Pengembangan manajemen ilmiah yang sebenarnya
sehingga metode yang terbaik untuk
melakukan setiap pekerjaan dapat
ditentukan.
2.
Seleksi secara ilmiah terhadap para pekerja
sehingga setiap pekerja dapat diberi tanggung jawab atas tugas yang paling
cocok baginya.
3.
Pendidikan dan pengembangan ilmiah untuk bawahan
4.
Kerjasama yang erat dan bersahabat antara
manajemen dan bawahan
4.
Herry L. Gantt
a.
Menggunakan gagasan
b.
Kerjasama yang saling menguntungkan antara
tenaga kerja dan manajemen
c.
Seleksi ilmiah tenaga kerja sistem insentif (bonus) untuk merangsang
produktifitas
d.
Penggunaan industri-industri kerja yang
terperinci
Kontribusinya yang terbesar adalah
penggunaan metode grafik (‘bagan Gantt”), yang memperkenalkan sistem baru untuk penggambaran
jadwal produksi.
5. Pasangan Gilberth
Berpendapat bahwa
studi gerak akan meningkatkan semangat kerja bagi bawahan karena keuntungan
fisiknya yang nyata dan karena dapat menunjukkan perhatian manajemen pada para
bawahan.
B.
Teori Organisasi Klasik Cabang Mazhab
Klasik kedua, Henry fayol (1841-19250)
Timbulnya
organisasi klasik sebagai dampak dari adanya organisasi yang kompleks. Fayol
berpendapat bahwa praktik manajemen yang baik memiliki suatu pola tertentu yang
dapat diidentifikasikan dan dianalisis. Kontribusi besar bagi pola fikir
manajemen menurut fayol adalah manajemen bukanlah suatu bakat, tetapi suatu
ketrampilan seperti halnya ketrampilan lainnya.
Dalam usahanya mengembangkan ilmu manajemen, fayol
memulainya dengan membagi perusahaan menjadi 6 aktivitas yang saling
bergantung.
1)
Fungsi teknis (technical), yaitu memproduksi dan membuat produk
2)
Fungsi komersial (commercial), yaitu membeli bahan baku dan menjual produk
3)
Fungsi finansial (financial), yaitu memperoleh dan menggunakan modal
4)
Fungsi keamanan (security), yaitu melindungi para bawahan dan aktiva
perusahaan
5)
Fungsi akuntansi (accounting), yaitu mencatat dan mengecek biaya,
keuntungan, dan utang-utang,
menyiapkan neraca, serta menghimpun statistik
6)
Fungsi manajerial ( managerial).
Prinsip manajemen yang dikembangkan fayol yang
mendasari perilaku manajerial yang efektif adalah :
a.
Pembagian kerja (division of labor)
b.
Otoritas (authority)
c.
Disiplin (discipline)
d.
Kesatuan perintah (unity of command)
e.
Kesatuan arah (unity of direction)
f.
Menomorduakan kepentingan pribadi diatas kepentingan umum (subordination
of individual interest to the common
goals)
g.
Pemberian upah (remuneration)
h.
Sentralisasi (centralization)
i.
Hierarki (hierarchy)
j.
Tertib (order)
k.
Keadilan (equity)
l.
Kestabilan staf (stability of staff)
m.
Inisiatif (initiatif)
n.
Semangat korps (esprit de corps).
2.
Mazhab Berperilaku
Munculnya mazhab perilaku disebabkan para manajer menemukan bahwa dengan
pendekatan klasik, efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak
dapat diwujudkan. Seringkali para bawahan kurang mengikuti pola perilaku yang
rasional dalam mengoperasikan pekerjaannya.
3.
Mazhab Ilmu Manajemen
1.
Lensis Likert dan Edgar Schein (riset operasi)
Mazhab
ilmu manajemen dilatarbelakangi oleh lahirnya Riset operasi (operations
research/OR). Perkembangan berikutnya, OR diaplikasikan untuk menghadapi
permasalahan industri sehingga teknologi industri mulai digunakan. Perkembangan
komputer memberikan dampak dirumuskannya prosedur OR menjadi mazhab ilmu
manajemen. Teknik ilmu manajemen
diaplikasikan dalam aktivitas yang sangat luas, misalnya penganggaran modal
(capital budgeting), penjadwalan produksi (production scheduling), perencanaan
program pengembangan bawahan, pengembangan strategi produk, dsbnya.
Mazhab ilmu perilaku dan mazhab
ilmu manejemen, keduanya merupakan pendekatan yang penting dan penuh semangat
terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan permasalahan manajemen. Oleh
karena itu, teori klasik tetap penting artinya karena kenyataan menunjukan
bahwa teori tersebut mampu memadukan perkembangan yang lebih baru menjadi
desain dasar permasalahan tradisional yang di identifikasikan oleh para
pengamat mazhab klasik. Sering kali terdapat beberapa individu yang berusaha
memadukan respektif dari semua mazhab. Manfaat yang diharapkan dari mempelajari
perkembangan dan respektif ke-3 mazhab adalah agar kelak calon manajer mampu memahami
prespektif koleganya. Demikian juga, ia mampu mempersiapkan kerjasama dengan
mereka secara efektif. Adanya integrasi prespektif merupakan suatu pendekatan
konseptual yang menjanjikan bagi spesialisasi manajemen. Dua prespektif untuk
integrasi tersebut adalah pendekatan system dan pendekatan kontingensi.
Pendekatan system terhadap manajemen memandang bahwa organisai sebagai sebuah
system yang terpadu dengan maksud tertentu terdiri atas komponen-komponen yang
saling berhubungan. Pendekatan system ini tidak secara terpisah berhubungan
dengan berbagai komponen dari suatu organisasi, tetapi memberikan kepada
manajer suatu cara memandang terhadap organisasi sebagai keseluruhan yang utuh
dan sebagai komponen dari yang lebih besar. Pendekatan kontingensi yang dikembangkan
oleh para manajer diusahakan untuk menerapkan konsep-konsep mazhab utamakedalam
situasi nyata. Tugas manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang dalam
situasi tertentu dan pada waktu tertentu akan paling baik memberikan kontribusi
pada pencapaian tujuan organisasi.
Konsep Dasar Manajemen
sebetulnya sama usianya dengan kehidupan manusia, mengapa demikian karena pada
dasarnya manusia dalam kehidupan sehari-harinya tidak bisa terlepas dari
prinsip-prinsip Manajemen, baik langsung maupun tidak langsung. Baik di sadarai
ataupun tidak disadari. Ilmu Manajemen ilmiah timbul pada sekitar awal abad ke
20 di benua Eropa barat dan Amerika. Dimana di negara-negara tersebut sedang
dilanda revolusi yang dikenal dengan nama revolusi industri.
Yaitu perubahan-berubahan dalam pengelolaan
produksi yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan masyarakat sudah semakin
maju dan kebutuhan manusia sudah semakin banyak dan beragama sejenisnya.
Sekarang timbul suatu pertanyaan “siapa sajakah
yang sebenarnya memakai Manajement “ apakah hanya digunakan di perusahaan saja
atau apakah di pemerintahan saja. Managment diperlukan dalam segala bidang.
Bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang-orang saling bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
C.
Perkembangan Konsep Manajemen
Teori dan prinsip manajemen memberikan kemudahan
dalam menentukan sesuatu yang harus di kerjakan dengan cara efektif menjadi
seorang manajer,dan dapat juga diartikan sebagai fungsi manajemen. Selain itu
manajer dapat mengelola sebuah otoritas tanpa menggunakan teori dan
prinsip, aktivitas berjalan hanyalah intuisi, firasat dan harapan sehingga
hasilnya tidak akan memberikan kepuasan berbagai pihak.
Terdapat tiga
mazhab, pertama mazhab klasik yang terbagi menjadi dua cabang, yaitu manajemen
ilmiah dan teori organisasi klasik, kedua mazhab perilaku, dan ketiga mazhab
ilmu manajemen.
BAB III
Perencanaan
A.Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah
penentuan tujuan pokok (tujuan utama) organisasi beserta cara-cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Pendek kata pengertian perencanaan manajemen adalah
serangkaian penetapan tujuan yang akan dicapai dan pimilihan usaha-usaha mana
saja yang dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Masing-masing orang memberikan pemahaman yang berbeda
sesuai dengan bidang yang mereka kaji dan amati dalam perencanaan. Namun, dalam
konteks ini perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan
sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan dan mengkaji
cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
pengertian perencanaan manajemen menerut
para ahli lainya, yaitu:
·
Pengertian perencanaan manajemen adalah proses
perumusan satu atau lebih rencana untuk mencapai titik keseimbangan yang optimal
antara kebutuhan (tuntutan) dengan sumber daya yang tersedia. Proses perencanaan manajemen
meliputi:
1)
Mengidentifikasi tujuan sasaran yang ingin
dicapai,
2)
Merumuskan strategi untuk mencapainya
3)
Mengatur atau menciptakan sarana yang diperlukan
4)
Dan menerapkan, mengarhkan, dan memantau semua
langkah supaya tetap berada di jalur yang tepat.
·
Definisi perencanaan manajemen adslsh proses
mengukur seberapa jauh tujuan organisasi dan membuat tujuan tersebut menjadi
nyata melalui serangkaian tindakan tepat dan relevan dengan mempertimbangkan
strategi jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
·
Perencanaan manajemen adalah perencanaan untuk mengurangi risiko
ketidakpastian dengan mengurangi risiko ketidak pastian apa yang organisasi
ingin capai dan bagai mana cara mencapai tujuan tersebut di masa depan dan masa
depan. Perencanaan selalu dilakukan untuk masa depan dan masa depan adalah hal
yang tidak pasti. Dengan bantuan perencanaan manajemen, kemungkinan perubahan
di masa yang akan dating dapat diantisipasi dengan cara yang terbaik. Dengan
cara ini, risiko ketidakpastian masa depan dapat diminimalkan.
Perencanaan
mengandung beberapa arti antara lain
a)
Proses.
Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan
berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan
dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
b)
Penetapan
tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi
dapat menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang
maupun tujuan jangka pendek.
c)
Pemilihan
tindakan. Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang
efktif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak
efektif.
d)
Mengakaji
cara terbaik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa
saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang
baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara yang baik pula
maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
e)
Tujuan
. Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh
organisasi.keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang
berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.
Banyak faktor yang mempengaruhi
pentingnya pembuatan suatu perencanaan antara lain; perubahan ekonomi, kemajuan
teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan
sistem keamanaan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus
dihadapi walaupun penuh dengan resiko.
Selain untuk lebih memantapkan
arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan juga memiliki
peranan penting lainnya, seperti:
1) Untuk
mengkooordinasikan usaha-usaha
Didalam suatu
organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan individu dan kelompok yang memiliki
tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi, agar
tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi.
2) Untuk
mengatasi perubahan
Dengan adanya
perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi
akan dapat diantisipasi secepat mungkin.
3) Untuk
pengembangan manajer
Manajer harus
bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak
rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan perencanaan akan mempertajam
kemampuan manajer untuk berfikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan
abstrak dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.
4) Untuk
pengembangan standar kinerja
Keberhasilan
yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan
datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan
subjektif.
A. Tipe-tipe perencanaan
Pengklasifikasian
perencanaan telah banyak dilakukan oleh para ahli. Apapun bentuk
pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis
perencanaan lainya.beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud, perencanaan
berdasarkan jangkauan dibagi menjadi
dua, yaitu:
§ Rencana
strategic adalah rencana yang diterapakan pada organisasi secara keseluruhan
dan mnetapkan tujuan keseluruhan oraganisasi. Rencana strategis dapat dipandang
sebagai rencana secara umum yang menggambarkan pengalokasian sumber daya,
prioritas, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
§ Rencana
operasional adalah rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah
organisasi.
Perencanaan
berdasarkan kerangka waktu terbagi menjadi dua yaitu:
·
Rencana jangka panjang adalah rencna yang
mempunyai jangka waktu lebih dari 3 tahun.
·
Rencana jangka pendek adalah rencana yang
berjangka waktu kurang dari 1 tahun.
Perencanaan berdasarkan
spesifisitas terdari dari dua yaitu:
§ Rencana
spesific adalah rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan
ruang bagi interpretasi.
§ Rencana
fleksibel yang menentukan panduan umum, memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer padaa tujuan spesifikasi atau serangkaian tindakan
berdasarkan frekuensi penggunaan , dibagi menjadi dua yaitu:
· Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali
yang secara spesific didisain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.
· Rencana siaga adalah rencana berkelanjutan yang
memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan
B. Proses Penyesunan Perencanaan
Perencanaan
sebagai suatu proses merupakan suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
terkait untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Proses
penyusunan perencanaan itu terdiri dari:
1.
Merumuskan misi dan tujuan
2.
Memahami keadaan saat ini
3.
Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat
tercapainya tujuan
4.
Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan
C. Pendekatan Dalam Perencanaan
Terdapat
berbagai macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses
penyusunan perencanaan. Pendekatan tersebut diantaranya adalah:
–
Pendekatan perncanaan Inside – out Dan perencanaan outside – in.
–
Pendekatan perencanaan Top – Down dan perencanaan bottom – up.
–
Pendekatan perncanaan contingency
D. Perbedaan Tujuan dan Rencana
Perencanaan
sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua
hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola,memimpin,dan
mengendalikan.perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu,tujuan dan
rencana.
Tujuan adalah
hasil yang diingankan atau target.hal itu memandu keputusan manajemen
dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur.karena itulah tujuan
sering disebut dasar perencanaan. Sedangkan, rencana adalah dokumen yang
menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi.
- Jenis-Jenis Tujuan
a. Tujuan yang dinyatakan adalah pernyataan resmi
tentang apa yang dikatakan organisasi dsn yang ingin diyakini para pemangku
kepentiingan tentang tujuannya.
b. Tujuan riil adalah tujuan yang secara aktual
dikejar oleh organisasi,seperti yang di definisikan oleh tindakan para
anggotanya.
E. Masalah kontemporer Dalam Perencana
Perencanaan
formal organisasi telah menjadi populer pada tahun 1960 an dan sebagaian besar
masih populer hingga dewasa ini.Masuk akal bagi sebuah organisasi
untuk menetapkan target dan beberapa arahan.tetapi kita telah menentang
beberapa asumsi dasar perencanaan :
1.
Perencanaan
dapat menyebabkan kekakuan.
Perencanaan formal dapat mengunci organisasi ke tujuan
spesifik yang akan dicapai dalam jangka waktu tertentu.
2. Rencana tidak dapat dikembangkan untuk
lingkungan yang dinamis.
Lingkungan bisnis saat ini sering kali
bersifat acak dan tidak dapat diprediksi. Mengelola pada kondisi seperti ini
akan membutuhkan fleksibiltas dan hal itu dapat berarti tidak terikat pada
rencana formal.
3. Rencana formal tidak dapat mengganti
intuisi dan kreatifias.
Organisasi sering kali mengalami kesuksesan karena
visi inovatif sesorang dan usaha perencanaan mungkin menghalangi visi seperti
itu.
4. Perencanaan memfokuskan perhatian manajer
pada persaingan dewasa ini,bukan kemampuan bertahan hidup esok.
Perencanaan formal mempunyai kecendurungan untuk
berfokus pada bagaimana mengkapitalisasi peluang bisnis yang ada dalam sebuah
industri, tetapi tidak memungkinkan manajer untuk mempertimbangkan penciptaan
atau penciptaan-ulang sebuah industri.konsekuensinya, rencana formal dapat
menghasilkan kesalahan yang mahal pada saat kompetitor lain mengambil alih
pimpinan.
5. Perencanaan formal memeperkuat
kesuksesan,yang dapat menimbulkan kesalahan.
Kesuksesan dapat melahirkan kegagalan dalm melahirkan
kegagalan dalam lingkungan yang tidak pasti.sulit untuk mengubah
rencana yang telah terbukti di masa lalu. Rencana yang berhasil dapat
memberikan perasaan yang palsu tentang keamanan, yang mempertebal keercayaan diri
atas rencana formal ketimbang yang dijaminkan.
6. Hanya perencanaan belumlah cukup
Tidak cukup bagi manajer cukup hanya merencanakan.
Anda harus mencanangkan rencana ke dalam gerakan dan melakukannya.
Lingkungan
eksternal berubah terus-menerus. Sebagai contoh, WiFi telah merevolusi semua
jenis industri, mulai dari penerbangan hingga manufaktur mobil ke manufaktur
mobil ke super market. Perusahaan menggunakan internet untuk desain produk yang
diinginkan pelanggan. Jumlah yang di belanjakan untuk makan di luar ketimbang
memasak rumah diperkirakan akan turun. Harga minyak mentah telah mencapai rekor
tertingginya. Dan para ahli percaya bahwa China dan India akan
mentransformasikan perokonomian global pada abad dua puluh satu. Bagaimana
manajer merencanakan secara efektif apabila lingkungan eksternal berubah
terus-menerus?
Dalam lingkungan
yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik tetapi
fleksibel. Walaupun hal ini mungkin terlihat bertolak belakang, namun rencana
membutuhkan spesifikasi. Rencana berfungsi sebagai peta jalan, walaupun
tujuannya dapat berubah karena kondisi pasar yang dinamis. Manajer harus siap
untuk mengubah arah apabila kondisi lingkungan mengharuskannya.
G.
Hambatan
Dalam Penetapan Tujuan dan Cara Mengatasi
1. Efektifitas penting bagi seorang manajer,
seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami
hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan rencana
yang efektif, yaitu : Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap
penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.Hambatan dalam Penetapan
Tujuan dan Perencanaan mencapainya.
David A. Kolb dan kawan – kawan
mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu – raguatau seringkali gagal
dalam menetapakan tujuan organisasi
a.) Keengganan melepaskan tujuan
alternatif
b.) Ketakutan
akan kegagalan
c.) Minimnya
pengetahuan tentang organisasi
d.) Minimnya
pengetahuan tentang lingkungan
e.) Kurangnya
percaya diri
- Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.
Terdapat tiga alasan mengapa
anggota organisasi dapat menolak perubahan – perubahan yang akan terjadi.
a.)
Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahanb.) Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.) Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
BAB IV
Pengorganisasian
A.
PENGERTIAN
ORGANISASI
Menurut James D.
Mooney, pengertian organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk
mencapai suatu tujuan bersama. Sementara menurut Chester I Barnard, organisasi
didefinikan sebagai suatu system aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih.
Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling
berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan
definisi tersebut jelas bahwa dalam suatu organisasi paling tidak terdapat tiga
element yang satu sama lainnya saat sulit untuk dipisahkan. Ketiga element
organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Terdiri dari sekelompok orang.
2.
Adanya interaksi dan kerja sama.
3.
Memiliki tujuan bersama.
Element utama dari suatu organisasi adalah adanya
sekelompok orang yang secara sadar menggabungkan diri dengan suatu ikatan
norma,peraturan ketentuan,dan kebijakan yang telah diformulasikan dan masing
masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.
Element
kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok
orang-orang yang saling mengadakan hubungan timbal balik,saling member dan
menerima,dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan suatu
maksud (purpose), saran (objektif) dan tujuan (goal).
Element
terakhir adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok orang
yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik
tertentu yang merupakan tujuan bersama dan ingin direalisasikan.setip
organisasi mempunyai tujuan tertentu yang teah diformulasikan secara bersama
diantara orang-orang yang terikat didalamnya.Tujuan bersama yang hendak
direalisasikan tersebut dapat merupakan tujuan jangka panjang maupun jangka
pendek.termasuk juga tujuan-tujuan yang pencapaiannya secara rutin maupun
tujuan-tujuan yang pencapaiaannya secara berkala saja.
Dalam
pengertian dinamis dan statis, organisasi memiliki arti yang berbeda pula.dalam
arti dinamis,organisasi dapat diartikan sebagai suatu proses penetapan dan
pembagian pekerjaan yang akan dilakukan,pembatasan tugas dan kewajiban,otoritas
dan tanggung jawab serta penetapan hubungan diantara element element organisasi
sehingga orang orang yang bergabung dalam organisasi tersebut dapat bekerja
sama untuk merealisasikan tujuan bersama secara efisien dan efektif.
Pengertian
organisasi dalam arti statis merupakan suatu bagan atau rangka berwujud yang
bergerak demi tercapainnya tujuan bersama,dalam istilah lain seringdisebut
sebagai struktur atau bentuk organisasi jadi struktur organisasi itu sendiri
merupakan manifestasi (bentuk nyata) organisasi ang menunjukkan hubungan antara
fungsi-fungsi otoritas dan tanggung jawab yang saling berinteraksi dari
orang-orang yang diberi tugas dsn tanggung jawab atas setiap aktivitas
tertentu.Jadi,organisasi dalam arti dinamis lebih cenderung disebut sebagai
suatu alat,sedangkan dalam arti stastis lebih cenderung disebut organisasi
sebagai suatu wadah.
B. STRUKTUR ORGANISASI
Stuktur
organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja
terdapat tugas - tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan
secara bersama pekerjaan individual dan kelompok. Oleh karena itu, sebuah
struktur organisasi hendaknya menganalokasikan pekerjaan melalui sebuah divisi
pekerjaan dan menyediakan koordinasi dari hasi-hasil kinerja sehingga sasaran
organisasi terlaksana dengan baik. Bentuk dari pengalokasian pekerjaan tersebut
dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi.
Berapa faktor yang menentukan
perancangan suatu struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
1.
Besar kecilnya organisasi. Besarnya organisasi
secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi
struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, maka struktur organisasi
akan semakin kompleks, demikian juga sebaliknya.
2.
Strategi organisasi. Hasil penelitian yang
dilakukan oleh chan-dler pada perusahaan-perusahaan industry di amerika
menunjukkan bahwa terdapat hubungan antara strategi dan struktur. Ia
menyimpulkan bahwa struktur mengikuti srtategi.
3.
Teknologi. Perbedaan teknologi yang digunakan
untuk menghsilkan barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi. Perusahaan yang menggunakan teknologi modern akan memerlukan
struktur yang kompleks dibanding perusahaan dengan teknologi tradisional.
4.
Karyawan. Tingkat kemampuan dan keterampilan
yang dimiliki oleh karyawan juga mempengaruhi bentuk struktur dari organisasi.
C.
Pembagian
kerja (DIVISION OF LABOR)
Seluruh tugas
unit dipecah dalam beberapa pekerjaan yang lebih kecil yang berturutan atau
tugas-tugas dibagi-bagi dan dikhususkan di antara orang-orang dalam unit itu
disebut divi-sion of labor. Masalah yang berhubungan dengan pembagian pekerjaan
bertautan dengan sampai seberapa jauh pekerjaan itu dispesialisasi sampai suatu
tingkat dan kemampuan untuk membagi pekerjaan di antara banyak pemegang
pekerjaan (job-holder)dalam keuntungan utama dari organisasi.
Kebanyakan manajer zaman sekarang menganggap spesialisasi kerja sebagai
suatu mekanisme pengorganisasian yang penting, tetapi bukan sebagai sumber
produkivitas yang terus-menerus meningkat. Mereka menyadari
penghematan-penghematan yang ditimbulkannya dalam bebera jenis pekerjaan
tertentu serta masalah-masalah yang ditimbulkannya apabila spesialisasi itu
dilaksanakan terlampau ekstrem.
Keuntungan yang diperoleh
dari adanya spesialisasi pekerjaan adalah sebagai berikut:
1.
Jika suatu pekerjaan mengandung sedikit tugas,
maka kita dapat dengan mudah melatih penggantinya bagi person yang
diberhentikan, dipidahkan, atau mangkir. Kegiatan pelatihan yang sedikit akan
membutuhkan biaya pelatihan yang rendah.
2.
Apabila suatu pekerjaan hanya memerlukan tugas
yang sedikit jumlahnya, maka karyawan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan
tugas tersebut. Keahlian yang tinggi akan menghasilkan mutu ouput yang tinggi
pula.
D. Departementalisasi (Departementalizatio)
Menggabungkan kembali dan mengelompokkan
menjadi satu pekerjaan individual disebut sebagai departementalisasi. Dalam
pengertian yang lain, departementalisasi diartikan sebagai upaya
membagi-bagikan pekerjaan secara fungsional yang mempuyai spesipikasi tertentu,
sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana dan prasana yang digunakan
dalam kelompok kepemimpian dalam satu kesatuan kelompok aktivitas untuk
mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
Departementalisasi
memberikan batas kekuasaan dan tanggung jawab pada setiap departemen yang akan
dibentuk sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya sesuai
dengan pembagian kerja (division of labor) yang ditetapkan. Keutungan lain yang
diperoleh dengan adanya departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam
melaksanakan koordinasi. Karena fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Praktik
departementalisasi sering didasarkan ada berbagai kebutuhan sebagai:
1.
Departementalisasi Atas Dasar Teritorial atau
Wilayah
Yaitu departementasi atas dasar
penentuan porsi kekuasaan dan operasi daerah atau wilayah-wilayah. Hal ini
dilakukan dengan cara pembentukan kelompok- kelompok atas dasar bidang
geografis. Logikanya adalah bahwa semua aktivitas dalam daerah tertentu
seharusnya ditugaskan kepada seorang
manajer. Manajer terebut akan bertugas melaksanakan seluruh operasi dalam
bidang geografis tertentu.
Keuntungan dari pengelompokan ini
adalah akan memberikan dasar pelatihan bagi tenaga manajerial. Organisasi dapat
menampakkan para manajer di daerah dan kemudian menilai program dan kemajuan
mereka dalam daerah geoggrafis ersebut. Pengalaman yang berhasil direktur para
manajer di daerah yang secara geografis jauh dari kantor pusat memberi
pandangan yang sangat berharga mengenai bangaimana produk atau jasa diterima di
lapangan.
2. Departementalisasi atas dasar produksi
Yaitu departementalisasi yang
didasarkan atas jenis-jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Pada
organisasi bisnis besar. Yang produknya benareka ragam, aktivitas dan tenaga
kerjanya dikelompokkan atas dasar produk. Bentuk organisasi ini memungkinkan
tenaga kerja untuk mengembangkan seluruh keahlinyannya dalam riset,membuat,dan
mendistribusikan suatu lini produk.
3.
Departementalisasi Atas Dasar Pelanggan
Yaitu departementalisasi yang
berdasarkan atas penggolongan atau pembagian kelompok menjadi pelanggan
perusahaan atau orang yang membeli barang yang dijual oleh perusahaan.
Pembentukan departementasi atas dasar langganan ini terutama digunakan dalam
pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila
suatu divisi menjual sebangai besar atau semua produknya kepada suatu kelas
langganan tertentu.
4.
Departementalisasi Atas Dasar Fungsi Organisasi
Departentalisasi fungsional
mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atua kegiatan-kegiatan sejenis untuk
membentuk suatu satuan organisasi. Individu-individu yang melakukan fungsi yang
sama dikelompokkan bersama, seperti fungsi pemasaran,fungsi produksi, fungsi
personalia, fungsi keuangan.
E. Koordinasi dan Rentang Kendali
Kordinasi
merupakan suatu proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagia-bagian dalam
organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai denga efektif.tanpa adanya
kordinasi yang efektif, individu-individu \dan departemen-departemen akan
kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.
Menurut James D. Thomson, terdapat tiga
macam saling ketergantungan diantara satuan satuan organisaasi, yaitu:
1.
Pooled Interdependence (saling ketergantugan
yang menyatu )
2.
Ketergantungan semacam ini tidak membutuhkan
interaksi dan ketergantungan ini terjadi apabila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu sama
lainnya dalam melaksanakan kegiatan harian, akan tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
3.
Sequential Interdependence (saling
ketergantungan yang berurutan)
4.
Ketergantugan dalam bentuk ini ditandai dengan
dipakainya output suatu bagian sebagai input bagian lainnya. Tingkat
ketergantungan antar bagian lebih kompleks dibanding pooled interdependence,
tetapi pengaruh masih bergerak satu arah.
5.
Reciprocal Interdependence (saling
ketergantungan timbal balik)
6.
Ketergantungan semacam ini timbul apabila antara
bagian saling mempengaruhi satu sama lainnya, dan terjadi hubungan saling
memberi dan menerima dan menerima anrst satuan dalam organisasi.
F.
Rentang
Kendali Yang Efektif
Rentang kendali
(span of control) yang dimaksud disini adalah jumlah karyawan yang melapor
langsung pada seorang manajer. Apabila rentang kendali sifatnya sempi, maka
hanya terdapat sedikit karyawan berada dibawah seorang manajer. Sebaliknya,
rentan kendali yang melebar menunjukkan bahwa manajer mengendalikan bayak
karyawan. Hal ini berarti bahwa keputusan tentang rentan kendali adalah
menyangkut apakah organisasi akan lebih efektif apabila rentang kendalinya
lebar atau sempit.
Untuk mengetahui berapa jumlah
potensi, yang hubungan yang mungkin terdapat antara seorang manajer dengan
bahwa dapat dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut:
|
Dimana: 
R=menunjukkan jumlah hubungan
N=jumlah bawahan yang ditugaskan pada kelompok komando menajer
Contoh:
1.
Apabila
jumlah bawahan sebanyak 5 orang, maka terdapat jumlah hubungan potensial
sebagai berikut:
R = 3
(23/2+3-1)
= 3 (8/2+3-1)
= 18
2.
Apabila
jumlah bawahan sebanyak 5 orang,maka terdapat jumlah hubungan potensial sebagai
berikut:
R
= 5 (25/2+5-1)
= 5 (32/2+5-1)
= 5 (20)
= 100
Perhitungan di atas mengasumsikan bahwa
para manajer harus menghadapi tiga jenis hubungan sebagai berikut:
1.
Hubungan tunggal langsung, yaitu hubungan yang
terjadi antara manajer dan masing-masing bawahan secara individual.
2.
Hubungan kelompok langsung, yaitu hubungan yang
terjadi di antara manajer dan masing-masing permutasi (perubahan urutan dari
masing-masing anggota kelompok) dari bawahan.
3.
Hubungan silang, yaitu apabila bawahan saling
berinteraksi.
G. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi merupakan proses pemutasan wewenang dan tanggung jawab kepada
manajemen puncak. Apabila manajemen puncak mengambil keputusan-keputusan
penting organisasi tersebut dengan sedikit atau tanpa masukan keterlibatkan
karyawan pada tingkat yang lebih rendah,maka organisasi tersebut telah
tersentralisasi.
Gibson, dkk telah melakukan pengamatan yang mendalam tentang
hubungan antara sentralisasi dengan empat desain keputusan organisasi, antara
lain menyebutkan:
1.
Semakin tinggi spesialisasi, semakin besar
sentralisasi. Hubungan tersebut tetap karena pekerjaan yang sangat
terspelialisasi tidak memerlikan keleluasan wewenang.
2.
Semakin sedikit wewenang didelegasikan, semakin
besar sentralisasi. Menurut definisi istilah, sentralisasi lebih melibatkan
penguasaan wewenang kepada manajemen puncak,daripada mendelegasikannya kepada
manajemen jenjang lebih rendah.
3.
Semakin besar pemakaian departemen fungsional
dan proses, semakin besar sentralisasi. Penggunaan departemen fungsional
mengharuskan agar aktivitas beberapa departemen terkait terkoordinasikan.
Kosenkuensinya, wewenang mengkordinasikannya tetap berapa pada manajemen
puncak.
4.
Semakin luas rentan kendali, semakin berkurang
sentralisasi. Luasnya rentang kendali berhubungan dengan pekerjaan yang relatif
tidak dispesialisasi dan sangat membutuhkan kekuasaan pengendalian.
Seberapa jauh tingkat
desentralisasi juga dipengaruhi oleh beberapa faktor. Mamduh M.Hanafi mengamati ada tiga faktor utama yang mempengaruhi
tingkat desentralisasi suatu organisasi yaitu ukuran organisasi, lingkungan,
dan karakteristik lain seperti: budaya perusahaan, preferensi manajemen,
kemampuan karyawan,dan biaya keputusan. Dalam prakteknya, desentralisasi dan
sentralisasi merupakan dua titik ekstrem. Manajer dapat memiliki sejauh mana
desentralisasi dapat dilakukan.
H. Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Hubungan fungsional dan non fungsional yang
terdapat dalam suatu organisasi dapat
dilihat dari adanya hubungan kerja yang berbentuk dengan hubungan lalu lintas
wewenang, hak dan tanggung jawab. Dalam hal ini, hubungan kerja tersebut bisa
diamati dari struktur organisasi yang berbentuk sebagai berikut:
1.
Struktur Organisasi Garis
Bentuk
struktur organisasi semacam ini biasa digunkan pada lembaga atau perusahaan
yang sederhana dan kecil. Hal ini dibutuhkan untuk mengambil tindakan dan
keputusan yang cepat. Garis dalam hal ini diartikan sebagai garis atau jalur ke
atas dan ke bawah, bukan ke samping. Ke atas sebagai jalur pelaporan tanggung
jawab, sedangkan ke bawah adalah sebagai jalur pendelegasian tugas atau
wewenang. Jadi fungsi yang di bawah adalah fungsi pertanggungjawaban langsung
kepada atasan setingkat lebih tinggi.
Ciri-ciri strukrur organisasi garis :
a.
Digunakan
bagi organisasi yang masih sederhana dan kecil.
b.
Jumlah
antar tenaga kerja atau karyawan sudah dapat saling kenal.
c.
Spesialisasi
kerja masih belum tinggi.
d.
Digunakan
bagi lembaga yang masih membutuhkan keputusan yang cepat.
Kelebihan
struktur organisasi garis :
a.
Kesatuan
komando dapat dengan mudah dilakukan karena di bawah satu komando.
b.
Pengambilan
keputusan bisa lebih cepat.
c.
Rasa
solidaritas antar karyawan tinggi.
Kelemahan struktur
organisasi garis :
a.
Seluruh
tenaga kerja biasanya selalu tergantung pada seseorang pemimpin sehingga jika
pemimpin sehingga jika pemimpin berhalangan maka organisasi dapat mengalami
kemacetan.
b.
Dapat
menimbulkan sifat otokrasi pada pimpinan.
c.
Dilihat
dari mekanisme kepemimpinan, bagi karyawan terciptanya kesempatan untuk berkembang.
BAB V
PENGARAHAN
A. Pengertian Pengarahan
pengarahan
adalah suatu proses pembimbingan, pemberi petunjuk, dan intruksi kepada bawahan
agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengarahan
(Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya
dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan
pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya
memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi
mulai dari nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam. Tujuannya adalah
agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik. Para ahli banyak berpendapat
kalau suatu pengarahan merupakan fugsi terpenting dalam manajemen. Karena
merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan
dengan baik oleh seorang pemimpin. Karena pemimpin adalah manajemen
pengarahan yang berhubungan dengan usaha memberikan bimbingan dan saran kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing, maka pengarahan ada hubungannya
dengan kepemimpinan atau seorang manager yang akan memberikan pengarahan dalam
suatu organisasi atau perusahaan.
Pengarahan pada hakikatnya adalah
keputusan-keputusan pimpinan yang dilakukan agar kegiatan-kegiatan yang
direncanakan dapat berjalan dengan baik. Dengan pegarahan (directing)
diharapkan :
1. Adanya kesatuan perintah (unity of
command)
Dengan
pengarahan ini akan diperolah kesamaan bahasa yang harus dilaksanakan oleh para
pelaksana. Sehingga tidak tercapai kesimpangsiuran yang dapat membingungkan
para pelaksana.
2.
Adanya hubungan langsung dengan
bawahan
Dengan
pengarahan yang berupa peutnjuk atau perintah atasan yang langsung kepada
bawahan, tidak akan terjadi miskomunikasi. Disamping itu pegarahan yang
langsung ini dapat mempercepat hubungan antara atasan dan bawahan.
3.
.Adanya
umpan balik yang langsung.
Pimpinan dengan
cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Selanjutnya
umpan balik ini dapat segera digunakan untuk perbaikan.
Salah satu
alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan
adalah:
a)
Motivasi secara implisit, yakni pimpinan
organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat
memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
b)
Adanya
upaya untuk mensingkronisasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari
para anggota organisasi.
c)
Secara
eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan
jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.
Selain itu ada cara-cara pengarahan yang dapat
dilakukan, diantaranya
1.
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan
memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2.
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan
kepada orang ang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu
kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3.
Delegasi wewenang, dalam pendelegasian wewenan
ini pemimipin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
B. Fungsi Pengarahan
Fungsi Pengarahan dan Implementasi adalah
proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam
organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan
tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan
dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi yaitu mengimplementasikan proses
kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar
dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan, memberikan
tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan, menjelaskan kebijakan yang
ditetapkan.
Pengarahan (leading) untuk membuat atau
mendapatkan para karyawan untuk melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka
lakukan. Dikenal sebagai leading, directing motivating, atau actuating.
Pengarahan memiliki beberapa
karakteristik :
1)
Pervasive function, yaitu pengarahan yang
diterima pada berbagai level organisasi. Setiap menajer menyediakan petunjuk
dan inspirasi pada bawahannya.
2)
Continous activity , pengarahan merupakan
aktifitas yang berkelanjutan disepanjang masa organisasi.
3)
Human factor, fungsi pengarahan berhubungan
dengan bawahan dan oleh karena itu berhubungan dengan human factor. Human
factor itu sendiri adalah perilaku manusia yang kompleks dan tidak bisa
diprediksi.
4)
Creative activity, fungsi pengarahan yang
membantu dalam mengubah rencana kedalam tindakan. Tanpa fungsi ini seseorang
dapat menjadi inaktif dan sumber fisik menjadi tak berarti.
5)
Executive function, fungsi pengarahan dilaksanakan
oleh semua menejer dan executive pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah
perusahaan, bawahan menerima instruksi hanya dari atasannya.
6)
Delegatd function, pengarahan seharusnya adalah
suatu fungsi yang berhadapan dengan manusia. atasan harus dapat mengetahui
bahwa perilaku manusia merupakan suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami
sehingga atasan dapat mengkondisikan perilaku seseorang kearah tujuan yang
diharapkan.
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi
kepemimpinan manajer untuk meningkatkan fektifitas dan efisiensi kerja secara
maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis dan lain
sebagainya.
Pengarahan pada dasarnya berkaitan
dengan
1) Faktor individu dalam kelompok
2) Motivasi dan kepemmpinan
3) Kelompok kerja, dan
4) Kounikasi dalam organisasi
C. Tujuan Pengarahan
Dengan adanya fungsi pengarahan dalam suatu
organisasi dapat bertujuan sebagai berikut:
1. Menjamin
kontiunitas perencanaan,
2.
Membudayakan prosedur standar,
3. Membina
disiplin kerja,
4. Membina
motivasi yang terarah.
Selain itu tujuan pokok pengarahan agar
kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang melakukan kegiatan yang telah
direncanakan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan yang membuat kemungkinan tidak akan tercapainya
tujuan yang telah ditetapkan.
Pengarahan dikatakan sebgai jantung dari
proses manajemen. Oleh karena itu, pengarahan merupakan poin sentral dimana
pencapaian tujuan merupakan hal yang penting. Sebagai karakter sentral,
pengarahan menyediakan beberapa manfaat, meliputi :
1) Memprakarsai aksi (Initiatos
Action)
Pengarahan merupakan suatu titik awal dari
pelaksanaan kerja dari karyawan. Apabila pengarahan dijalankan, karyawan dapat
mengerti pekerjaannya dan melakukan pekerjaan sesuai dengan instruksi.
2) Mengintegrasikan upaya
(Integrates Efforts)
Selama mengarahkan, atasan dapat memberi
petunjuk atau tuntunan, menginspirasi, dan memberi instruksi bawahan untuk
bekerja. Untuk itu, usaha dari setiap individu harus sesuai dengan pencapaian
tujuan yang diinginkan. Hal ini dimaksudkan agar upaya pengarahan dari setiap
departemen yang ada dapat berhubungan dan berintegrasi dengan yang lainnya. Hal
tersebut dapat dilakukan melalui “persuasive leadership” dan komunikasi yang
efektif agar upaya integrasi dapat berjalan efektif dan stabil.
3) Alat memotivasi (Means of
Motivation)
Manajer menggunakan elemen motivasi untuk
meningkatkan pelaksanaan dari para karyawan.
4) Menyediakan stabilitas
(Provides Stability)
Stabilitas dan keseimbangan menjadi sangat
penting karena merupakan indeks pertumbuhan dari suatu perusahaan. Manajer
harus dapat memiliki empat karakter yang dibutuhkan, yaitu persuasive
leadership, komunikasi yang efektif, supervise yang tegas, dan koefisien
motivasi.
5) Menaikan koping dengan
perubahan (coping up with the change)
Perilaku manusia menunjukkan suatu tahanan
untuk berubah. Adaptasi dengan perubahan lingkungan membantu dalam mendukung
rencana pertumbuhan perusahaan. Pengarahan digunakan beradaptasi dengan adanya
perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal. Komunikasi yang efektif
dapat membantu meningkatkan koping dengan adanya perubahan. Manajer berperan
untuk mengkomunikasikan sifat dan isi dari perubahan secara jelas kepada
bawahan.
6) Penggunaan sumber daya secara
efisien (Efficient Utilization of Resources)
Pengarahan financial membantu dalam
mengklarifikasi peran dari setiap karyawan pada pekerjaannya.
Melalui pengarahan, peranan karyawan
menjadi jelas karena manajer melakukan pengawasan, memberikan petunjuk,
instruksi, dan kemampuan motivasi untuk menginspirasi bawahan Hal ini dapat
membantu dalam kemungkinan penggunaan sumber daya maksimum, baik itu pria,
wanita, mesin, dan uang guna memperkecil biaya dan menambah profit.
